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PRESUPUESTO ECONOMICO CORRESPONDIENTE AL PERIODO 01/09/2009 AL 31/08/2010
LINEAMIENTOS GENERALES Y DEFINICIONES
DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO
El presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. Adicionalmente es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración del Club en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.
EL PROCESO PRESUPUESTARIO
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la Institución a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la organización.
Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.
Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe destacar que por un lado, es necesario que el Club tenga configurada una estructura organizativa clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitación de responsabilidades. Un programa de presupuestación será más eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamente definida.
El proceso de planificación presupuestaria de las Instituciones varía mucho dependiendo del tipo de organización de que se trate, sin embargo, con carácter general, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integrado por etapas:
Las etapas son las siguientes:
• Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos: La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales de la Institución fijadas a largo plazo por la Comisión Directiva.
• Elaboración de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elabora el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes.
• Negociación de los presupuestos: La negociación es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.
• Coordinación de los presupuestos: A través de este proceso se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones necesarias y así alcanzar el adecuado equilibrio entre las distintas áreas.
• Aprobación de los presupuestos: La aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar.
• Seguimiento y actualización de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto.
CONTROL PRESUPUESTARIO
El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido en cada Area/Centro de Costos; para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones.
ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO
El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará de realizar.
Integrador
Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades del Club. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la Institución no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.
Coordinador
Significa que los planes para varios de los departamentos de la Institución deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias.
Operaciones
Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
Recursos
No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro. Debemos planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:
• Presupuesto de efectivo.
• Presupuesto de adiciones de activos.
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO
• Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la Institución debe desarrollar en un periodo determinado.
• Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la Institución para lograr el cumplimiento de las metas previstas.
• Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la Institución en forma integral.
FUNCIONES DEL PRESUPUESTO
• Planeación: que es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización.
• Organización: que es estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.
• Coordinación: Que es buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y áreas de la Institución.
• Dirección: Que es guiar las acciones de los subordinados según los planes estipulados.
• Control: Que es medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y busca correctivos en las variaciones.
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:
• Mantener el plan de operaciones de la Institución en unos límites razonables.
• Servir como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la Institución y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
• Cuantificar en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
• Los procedimientos inducen a pensar en las necesidades totales del Club, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
• Son medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS
• Cada miembro de la Institución pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.
• La dirección de la Institución realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
• De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
• Ayuda a la planeación adecuada de los gastos.
• Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
• Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de al Institución, dado el costo de los mismos.
• Es el sistema más adecuado para establecer “gastos promedios” y permite su comparación con los gastos reales, mide le eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.
• Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la Institución.
DESVENTAJAS
• Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron.
• Es sólo una herramienta de la gerencia. “Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante”.
• Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS
Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:
• Están basados en estimaciones.
• Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
• Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.
• Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.
El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la Comisión Directiva a la organización. Debe establecerse con la plena participación de los individuos responsables de su realización, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada.
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la Comisión Directiva y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.
MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTO
• Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
• Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
• Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.
• Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.
• Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
• Cuando se tiene la ilusión del control es decir, que los responsables se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
• Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
SEGÚN LA FLEXIBILIDAD
• Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la Institución (económico, político, cultural etc.).
• Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.
SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO
• A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año.
• A largo plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones mayores de un año
SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA INSTITUCIÓN
• De operación o económicos: Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:
> Presupuestos de Ingresos: Generalmente son preparados por meses
> Presupuesto de Compras y Gastos: Es el presupuesto que prevé las compras de insumos y gastos que se harán durante determinado periodo.
> Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier Institución. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
> Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la Institución. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".
• Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.
> Presupuesto de Tesorería: Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.
> Presupuesto de erogaciones capitalizables: Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
CONCLUSIÓN
Los presupuestos son herramientas que utilizan con el propósito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se hace imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto esto genera a su vez un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en práctica, ya que una clasificación adecuada genera un equilibrio perfecto y a su vez una herramienta eficaz para la administración.
Las clasificaciones deben hacerse de una manera balanceada, puesto que una inclinación a nivel contable dañaría la información para la formulación y ejecución de los programas, es preciso que cada una tenga un desarrollo a un nivel y medida justa para su mayor comprensión y manejo tanto en el ámbito fiscal como a nivel de programación y administración. Estas son de gran ayudan pues dotan de información a tiempo para la toma de decisiones y en algunos casos como es la clasificación por objeto de gastos que sirven de auxiliar para mantener un control adecuado de los gastos evitando en muchos casos las malversaciones de fondos y los gastos injustificados.
Las clasificaciones permiten detallar los sectores, los gastos y las funciones y estas a su ve sirven a los propósitos múltiples que incurren en el presupuesto; si es posible integrar cada una de estas divisiones se estaría generando un presupuesto moderno que cumple con los propósitos y las metas trazadas.
> ver Presupuesto 2010
(para descargar, haga click en el boton derecho del mouse y elija: "guardar destino como...")
> ver Notas Aclaratorias del Presupuesto 2010
(para descargar, haga click en el boton derecho del mouse y elija: "guardar destino como...")
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